Datenschutz · BWA-Lotse

1. Verantwortliche

Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

MeFi Solutions UG (haftungsbeschränkt)

Hettstadter Weg 22

97295 Waldbrunn

vertreten durch die Geschäftsführer Patrick Fischer und Sabine Mehler

E-Mail: datenschutz@bwa-lotse.de

Für Anliegen rund um den Datenschutz erreichst du uns über die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung eines funktionsfähigen Dienstes sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) und, soweit du einwilligst, lit. a DSGVO (Einwilligung).

4. Hosting

Unsere Anwendung wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland gehostet. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Seiten erhebt der Server automatisch technische Zugriffsdaten, die dein Browser übermittelt (Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Datum und Uhrzeit der Anfrage sowie die vollständige IP-Adresse). Diese Server-Logdaten dienen ausschließlich der technischen Auslieferung, der Stabilität und der IT-Sicherheit/Gefahrenabwehr und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb, vgl. Erwägungsgrund 49 DSGVO). Die Logdaten werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht.

6. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung von BWA-Lotse legst du ein Konto an. Dabei verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse und ein von dir gewähltes Passwort. Das Passwort wird ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, niemals im Klartext. Zur Bestätigung deiner Adresse versenden wir eine Verifikations-E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Begründung und Durchführung des Nutzungsverhältnisses).

7. E-Mail-Versand

Für transaktionale Nachrichten (Verifikations- und Passwort-Reset-Mails) nutzen wir den E-Mail-Versanddienst Amazon SES (Auftragsverarbeiterin Amazon Web Services EMEA SARL, Verarbeitung in der EU-Region Frankfurt). Verarbeitet werden deine E-Mail-Adresse und der Nachrichteninhalt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Kontaktformular

Wenn du uns über das Kontaktformular schreibst, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Anliegen, Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, deine Nachricht), um deine Anfrage zu beantworten. Deine IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert; sie wird nur kurzzeitig zur Spam-/Missbrauchsabwehr (Rate-Limiting) verarbeitet. Deine Angaben werden in unserer Datenbank gespeichert und spätestens 90 Tage nach abschließender Bearbeitung deiner Anfrage automatisch gelöscht, spätestens jedoch 6 Monate nach Eingang, falls die Anfrage unbearbeitet bleibt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Zusätzlich wird deine Nachricht zur Bearbeitung per E-Mail an uns übermittelt (Versand über unseren Postfach-Anbieter); diese E-Mail-Kopie wird nicht länger als für die Bearbeitung deiner Anfrage erforderlich aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertragsverhältnisses) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

9. Verarbeitung deiner BWA (Kernabschnitt)

Wenn du eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) als PDF hochlädst, läuft die Verarbeitung wie folgt:

• Das PDF wird nicht dauerhaft gespeichert. Es wird nur zur Laufzeit im Arbeitsspeicher verarbeitet und danach verworfen.
• An das KI-Modell werden nur die aus deiner BWA ausgelesenen Zahlen sowie ein knapper technischer Kontext (Rechtsform, Abrechnungsart und das von uns erkannte BWA-Format) übermittelt, damit die Auswertung verständlich eingeordnet werden kann. Der Firmenname und der vollständige PDF-Rohtext werden der KI nicht übergeben. Dadurch reduzieren wir die übermittelten personenbezogenen Daten auf das für die Auswertung Erforderliche (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• In deinem Konto gespeichert werden ausschließlich die strukturierten Auswertungsergebnisse (Kennzahlen und Interpretation), damit du deine Historie einsehen kannst.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des mit dir geschlossenen Nutzungsvertrags).

10. Einsatz von Künstlicher Intelligenz, Auftragsverarbeiter und Drittlandübermittlung

Zur Interpretation der ausgelesenen Zahlen setzen wir ein KI-Sprachmodell des Anbieters Anthropic ein, betrieben über AWS Bedrock in EU-Regionen, primär Frankfurt (eu-central-1). Die Verarbeitung findet vollständig innerhalb der EU statt, eine Übermittlung in ein Drittland findet für diesen Zweck nicht statt.

Zur Interpretation deiner Zahlen sowie für Hosting, E-Mail-Versand und Zahlungsabwicklung setzen wir folgende Auftragsverarbeiter bzw. weitere Empfänger ein:

• Hetzner Online GmbH (Hosting der Anwendung, Deutschland (EU)).
• SOLOX GmbH (Bereitstellung und Betrieb der Server-Infrastruktur (stellt den Hetzner-Server über das eigene Konto mit administrativem Zugriff bereit), Deutschland (EU)).
• AWS Bedrock (KI-gestützte Auswertung der übermittelten Kennzahlen, EU-Regionen, primär Frankfurt (eu-central-1)).
• Anthropic Ireland, Limited (KI-gestützte Auswertung (Sprachmodell), bereitgestellt über AWS Bedrock, EU (Irland), Verarbeitung über AWS Bedrock in EU-Regionen).
• AWS SES (Versand transaktionaler E-Mails (Verifikation, Passwort-Reset), Frankfurt, eu-central-1 (EU)).
• ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich GmbH (E-Mail-Versand des Kontaktformulars (SMTP-Relay der Kontakt-Bestätigung und internen Benachrichtigung), Deutschland (EU)).
• Stripe (Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Tarife, EU-Niederlassung, Konzernverarbeitung auch in den USA), Drittlandübermittlung: USA, abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln und/oder das EU-US Data Privacy Framework.

Das KI-Modell erhält keine Zugangsdaten und keinen Zugriff auf dein Konto. Es verarbeitet ausschließlich die ihm für die jeweilige Auswertung übergebenen Zahlen und den knappen technischen Kontext (Rechtsform, Abrechnungsart, BWA-Format). Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für dich statt: Die KI erläutert und ordnet deine Zahlen lediglich verständlich ein, trifft aber keine Entscheidung über dich oder dein Unternehmen (z. B. keine automatisierte Bonitäts-, Kredit- oder Vertragsentscheidung). Deine Daten werden nicht zum Training der KI-Modelle verwendet.

11. Optionale Fehleranalyse mit deiner Einwilligung

Erkennt BWA-Lotse eine Stelle nicht sicher, kannst du diese Stelle freiwillig zur Prüfung melden, damit wir die Auslese-Qualität verbessern. Die Übermittlung dieser Daten erfolgt nur, wenn du ausdrücklich einwilligst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

12. Zahlungsdaten

Für kostenpflichtige Tarife setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe ein. Dabei verarbeitet Stripe deinen Namen, deine Rechnungsanschrift, die E-Mail-Adresse und die von dir hinterlegten Zahlungsdaten (z. B. Karten- oder SEPA-Daten); Zahlungsdaten selbst laufen direkt bei Stripe auf, wir speichern keine vollständigen Kartendaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung des kostenpflichtigen Tarifs). Stripe verarbeitet auch in den USA; dies ist über die EU-Standardvertragsklauseln und/oder das EU-US Data Privacy Framework abgesichert (Art. 46 DSGVO). Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Stripe.

13. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Mittel: ein Session-Cookie zur Anmeldung sowie lokale Speicherung (localStorage) für deine Einstellungen. Wir setzen keine Tracking- oder Analyse-Werkzeuge ein, insbesondere keine Dienste von Drittanbietern wie Google. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 TDDDG (technisch notwendige Speicherung). Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

14. Technische Auswertungs-Statistik

Um die Qualität der Auswertungen zu sichern und Fehler früh zu erkennen, erfassen wir zu jeder Auswertung technische Kennzahlen (zum Beispiel Verarbeitungsdauer und Fehlerklasse). Diese Daten sind pseudonymisiert: Sie enthalten keinen Firmennamen, keine Beträge und keinen gespeicherten Konto- oder Firmenbezug; als Kennung dient ein kryptografischer Hash. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem verlässlichen, fehlerarmen Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst dieser Verarbeitung jederzeit unter datenschutz@bwa-lotse.de widersprechen.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Kontodaten und Auswertungsergebnisse werden für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert und nach Löschung deines Kontos entfernt. Das hochgeladene PDF wird, wie in Abschnitt 9 beschrieben, nicht dauerhaft gespeichert.

16. Deine Rechte

Dir stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21). Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich dafür an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

17. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

18. Warteliste / Early Access

Wenn du dich für den Early-Access der Warteliste anmeldest, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse (Pflichtangabe) sowie, falls du sie angibst, deinen Vornamen und deine Rolle (beides freiwillig), um dich über den Start von BWA-Lotse zu informieren. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Anmeldung wird erst wirksam, nachdem du den Bestätigungslink in der an dich versendeten E-Mail angeklickt hast (Double-Opt-in). Zum Nachweis der Einwilligung und zum Schutz vor Missbrauch speichern wir zusätzlich Zeitpunkt und IP-Adresse der Anmeldung sowie der Bestätigung.

Bestätigst du deine Anmeldung nicht, löschen wir deine Angaben spätestens 30 Tage nach der Anmeldung.

Für den Versand der Bestätigungs- und Informations-E-Mails setzen wir Amazon SES ein (siehe Abschnitt 7). Serverbetrieb erfolgt bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland; mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (siehe auch Abschnitt 4).

Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du dich formlos an datenschutz@bwa-lotse.de wendest. Wir speichern deine Daten bis zum Widerruf bzw. bis zum Ende der Early-Access-Phase, danach löschen wir sie. Eine Weitergabe an Dritte über die genannten Auftragsverarbeiter hinaus findet nicht statt.

19. Aktualität und Änderung dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 29. Juli 2026. Wir passen sie an, wenn sich die Datenverarbeitung ändert, etwa durch neue Funktionen oder geänderte rechtliche Vorgaben.