Wie werte ich meine BWA mit ChatGPT aus?
Du lädst deine BWA als PDF in ChatGPT hoch und bittest um eine Erklärung in einfachen Sätzen.
Für einen ersten Eindruck reicht das oft. Vorher triffst du ein paar Entscheidungen zum Datenschutz, denn deine BWA zeigt die Zahlen deiner Firma. Hier steht, was du entscheidest, wie du vorgehst und worauf du bei den Zahlen achtest.
Was brauche ich dafür?
Deine BWA als PDF, so wie dein Steuerberater oder dein Buchhaltungsbüro sie dir schickt. Dazu ein kostenloses Konto bei ChatGPT, damit deine Einstellungen gespeichert bleiben.
Die kostenlose Fassung begrenzt, wie viele Dateien du am Tag hochlädst. Für die BWA eines Monats brauchst du nur eine.
Was entscheide ich vor dem Hochladen?
Deine BWA zeigt Umsatz und Kosten deiner Firma, oft auch Namen. Bevor du sie hochlädst, klärst du fünf Fragen:
- Darf OpenAI aus deinen Inhalten lernen?
Das ist eingeschaltet, bis du es in den Einstellungen abschaltest. Oder du nimmst einen temporären Chat: Er erscheint nicht in deinem Verlauf, und OpenAI lernt nicht daraus. Wie beides geht, erklärt OpenAI in seiner Hilfe zu den Datenkontrollen. Eine Ausnahme gibt es auch dann, wenn du es abgeschaltet hast: Bewertest du eine Antwort mit dem Daumen-Symbol darunter (hoch oder runter), darf OpenAI diesen Chat zum Lernen nutzen. Antworten zu deiner BWA bewertest du deshalb besser nicht.
- Welche Namen stehen in der Datei?
Firmenname, Namen von Mitarbeitern, Steuernummer und Mandantennummer braucht ChatGPT für die Erklärung nicht. Wie du sie sicher entfernst, steht gleich unter den fünf Fragen.
- Brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Darin sagt ein Dienst zu, deine Daten nur in deinem Auftrag zu verarbeiten. Das betrifft auch Daten anderer Menschen: Hast du ein oder zwei Angestellte, zeigt die Zeile Personalkosten fast ein Gehalt. OpenAI bietet den Vertrag für ChatGPT Business und Enterprise an.
- Wo werden deine Daten verarbeitet?
In den USA. Eine Speicherung in Europa bietet OpenAI für ChatGPT Enterprise an.
- Wie lange bleibt deine Datei liegen?
Löschst du den Chat, entfernt OpenAI ihn innerhalb von 30 Tagen endgültig. Hat ChatGPT die Datei zusätzlich gespeichert, löschst du sie eigens.
Ist die Erinnerung eingeschaltet, kann ChatGPT sich Angaben aus dem Chat für spätere Gespräche merken. Diese Erinnerungen speichert ChatGPT getrennt vom Chat. Sie bleiben deshalb, auch wenn du den Chat löschst; entfernen kannst du sie in den Einstellungen. Ein temporärer Chat legt keine Erinnerungen an.
Wie entferne ich Namen sicher aus dem PDF?
Ein schwarzer Kasten darüber reicht nicht: Der Text bleibt darunter lesbar, und ChatGPT liest den Text, nicht das Bild.
- Such in deinem PDF-Programm eine Funktion, die Text wirklich löscht. Sie heißt meist „Schwärzen“ oder „Redigieren“. Findest du sie nicht im Menü, gib einen der beiden Begriffe in die Hilfe oder Suche deines Programms ein.
- Markier die Stellen und wende die Schwärzung an. Bei manchen Programmen ist das ein eigener Schritt; erst danach ist der Text weg. Speichere das Ergebnis als neue Datei.
- Mach die Probe: Markier die geschwärzte Stelle in der neuen Datei und kopier sie in ein leeres Dokument. Kommt Text heraus, ist er noch da.
Hat dein Programm keine solche Funktion, kannst du ausdrucken, schwärzen und wieder einscannen. Dann ist es aber ein Scan, und aus Tabellen in Scans liest ChatGPT nicht immer zuverlässig.
Wie gehe ich Schritt für Schritt vor?
- Öffne einen neuen Chat.
- Hänge deine BWA als PDF an.
- Kopiere den Auftrag unten in das Eingabefeld und schick ihn ab.
- Prüf, welche Spalte ChatGPT gelesen hat. Eine BWA hat meist mehrere: den Monat, die Summe seit Januar und oft das Vorjahr. Steht eine Zahl in der Antwort, die du in der Monatsspalte nicht findest, frag nach: „Ist das der Wert für den Monat oder seit Januar?“
- Prüf die Zahlen, die ChatGPT dir nennt und auf die es dir ankommt, an deiner BWA nach. Die Zeile, die ChatGPT zu jeder Zahl nennt, zeigt dir, wo du nachsiehst.
- Frag nach, was du nicht verstehst, zum Beispiel: „Was heißt Rohertrag?“
Das ist meine BWA für [Monat und Jahr]. Erklär mir in einfachen Sätzen, wie der Monat gelaufen ist. Nimm die Werte für diesen Monat, nicht die Summe seit Januar. Nenn bei jeder Zahl die Zeile der BWA, aus der sie stammt. Wenn du einen Wert nicht sicher lesen kannst, sag es mir.
Wie vergleiche ich mehrere Monate?
| Monat | seit Januar | Vorjahr | |
|---|---|---|---|
| Erlöse aus betrieblicher Tätigkeit | 18.801,54 | 95.917,42 | 16.029,38 |
| Sonstige Erlöse | 717,02 | 5.468,46 | 646,97 |
| Summe der Erlöse | 19.518,56 | 101.385,88 | 16.676,35 |
| Umsatzsteuer | 3.653,03 | 18.608,73 | 3.105,25 |
| Betriebsausgaben | 24.167,00 | 113.871,29 | 19.180,16 |
Nimm die Werte für diesen Monat, nicht die Summe seit Januar.
Dafür sammelst du deine BWAs in ChatGPT selbst, zum Beispiel in einem Projekt, einer Ablage für Chats und Dateien zu einem Thema. Ein Projekt bewahrt in der kostenlosen Fassung bis zu fünf Dateien auf, also fünf Monate; ab dem sechsten Monat nimmst du einen alten heraus.
Bei jedem Vergleich gilt Schritt 4 für jede Datei: Prüf, welche Spalte ChatGPT aus jedem Monat genommen hat, denn ein Fehler in einem Monat verschiebt den ganzen Vergleich.
Eine allgemeine KI vergleicht nur die Monate, die du selbst sammelst und ihr gibst.
Woran erkenne ich, ob die Zahlen stimmen?
OpenAI schreibt selbst: Aus Tabellen in gescannten Dateien oder mit verschachteltem Aufbau liest ChatGPT genaue Werte nicht immer zuverlässig.
Prüf deshalb die Zahlen, auf die es dir ankommt, an deinem PDF nach. Rechnet ChatGPT etwas aus, prüfst du das Ergebnis nach. Willst du aus deinen Zahlen etwas entscheiden, ist dein Steuerberater der richtige Ansprechpartner.
Wann passt ChatGPT, wann BWA-Lotse?
ChatGPT passt, wenn du deine BWA ab und zu verstehen willst und dir die Zeit für die Einstellungen nimmst. Du kannst jede Frage stellen, und wer sich einarbeitet, kommt damit sehr weit: mit eigenen Aufträgen, Projekten und Auswertungen, die man immer wieder erweitert. Wer gern selbst baut, ist mit ChatGPT gut bedient.
BWA-Lotse passt, wenn du jeden Monat einfach wissen willst, wo du stehst, deine Zahlen nicht in die USA geben willst und dabei nichts einstellen, schwärzen oder sammeln willst.
Gespeichert in Deutschland, ausgewertet in der EU
- BWA-Lotse speichert die Zahlen aus deiner BWA und die Namen deiner Konten in deinem Konto, auf Servern in Deutschland. Damit vergleicht es im nächsten Monat mit deinen Vormonaten.
- Die PDF-Datei selbst legt BWA-Lotse nie ab: Unser Server in Deutschland liest sie beim Hochladen, ohne sie abzulegen, und nur die Zahlen und Kontonamen daraus bleiben.
- Die Namen deiner Konten, etwa „Miete Halle Nord“, siehst nur du in deiner Auswertung. Für die Erklärtexte nutzt BWA-Lotse eine KI, die in der EU läuft. Sie sieht dieselben Konten nur unter einheitlichen Namen, etwa „Miete“, und deinen Firmennamen gar nicht. Sie lernt nicht aus deinen Daten.
- Willst du deine Zahlen loswerden, löschst du dein Konto selbst. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung hat jedes Konto.
Der Vergleich auf einen Blick
| Wo deine Daten verarbeitet werden | Was du jeden Monat tust | Kostenlos nutzbar | Freie Fragen, auch zu anderen Unterlagen | Frühere Monate im Vergleich | Datenschutz ohne eigene Einstellungen | Kennzahlen aus der BWA nachgerechnet | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ChatGPT so wie es ist Du lädst hoch und fragst. | USA | schwärzen, hochladen, Spalte und Zahlen nachprüfen | ja | ja | gibst du jedes Mal mit | stellst du selbst ein und schwärzt selbst | prüfst du selbst |
| ChatGPT selbst ausgebaut Du baust dir eigene Aufträge, Projekte und Auswertungen. | USA; in Europa mit ChatGPT Enterprise | schwärzen, hochladen, Zahlen nachprüfen | ja, mehr Platz mit ChatGPT Plus | ja | sammelst du selbst in einem Projekt | stellst du selbst ein und schwärzt selbst; den Vertrag gibt es ab ChatGPT Business | prüfst du selbst |
| BWA-Lotse fertig ausgewertet Du lädst hoch, die Auswertung ist fertig. | Server in Deutschland, die KI in der EU | hochladen | Juni, Juli und August zum Ausprobieren | nicht frei; du sagst, was hinter einem Monat steckt, und die Auswertung berücksichtigt es | automatisch | kein Training, nur einheitliche Kontonamen an die KI, Vertrag zur Auftragsverarbeitung | ja |
Willst du dir das Einstellen, Schwärzen und Nachprüfen sparen?
BWA-Lotse vergleicht jeden neuen Monat mit deinen bisherigen Monaten, ohne dass du sie noch einmal hochlädst. Was BWA-Lotse dir zu deiner BWA zeigt, steht unter Gibt es ein Programm, das mir meine BWA erklärt? Was BWA-Lotse nach den drei Monaten zum Ausprobieren kostet, steht bei den Preisen und in den Fragen unter Was kostet es?
Stand der Angaben zu ChatGPT: 8. November 2026, nach den Hilfeseiten von OpenAI zu Dateien hochladen, Projekten, Datenkontrollen, temporärem Chat, Aufbewahrung, Datenanalyse, Datenschutz für Unternehmen, Speicherort der Daten und Erinnerung. Wir prüfen sie alle sechs Monate.
Du musst nicht auf die nächste BWA warten.
Legst du dein Konto an, wertest du deine BWAs von drei zurückliegenden Monaten kostenlos aus.Legst du dein Konto im an, wertest du deine BWAs für kostenlos aus.